Goed ontwerp is onzichtbaar

Eenvoudige slides maken is ingewikkeld. Niet het toevoegen van decoratie en special effects, maar juist slopen en weglaten resulteert in slides die werken.

Goed ontwerp is onzichtbaar. Heb je er ooit bij stilgestaan dat een papieren koffiebekertje een ontwerp heeft? Net als een audiokabeltje, een schoenveter, een haarelastiekje, een ruitenwisser en al het andere dat door mensen is gemaakt, is een papieren koffiebekertje ontworpen. Iemand heeft maanden gewerkt aan het bedenken, maken en testen van een ontwerp dat het gewoon doet. Omdat het werkt, sta je er niet bij stil. Ontwerp ga je pas zien als er iets niet klopt, als het niet werkt, als de koffie aan de onderkant uit het bekertje lekt. Zichtbaar ontwerp kan een statement van een avantgardistische ontwerper zijn. Meestal is het het gevolg van onkunde of onverschilligheid.

Sloopwerk

Ook voor slides gaat deze vlieger op. Bij goed ontworpen slides ben je je niet bewust van de ontwerpkeuzes van de maker. Je begrijpt de betekenis zonder erover na te hoeven denken of ernaar te hoeven zoeken. Een goede presentatie biedt directe toegang tot de boodschap van de presentator. Net als bij een goede film of muziekstuk kun je je erin verliezen. Slides spelen daar een belangrijke rol in. Kijk maar eens naar de iconische presentaties van Steve Jobs. Zijn slides zijn een toonbeeld van eenvoud. Reken maar dat er een heel team goedbetaalde ontwerpers achter zit. Eenvoudige slides maken is namelijk meesterwerk.

Helaas beheersen veel makers van presentaties de kunst van de eenvoud niet. Hun ontwerp eist de aandacht op. Slides zitten bomvol bullet points, screen beans, WordArt, pixelige foto’s, plaatjes met het watermerk van de stockfotosite er nog op, functieloze opsmuk van letters (bold, italic, underlined), etc. Allemaal zaken die toegang tot de betekenis van een slide in de weg zitten. Mijn werk als presentatieontwerper bestaat voor een aanzienlijk deel uit slopen. Presentaties die ik voor het eerst onder ogen krijg, ontdoe ik van alle nutteloze elementen. Pas daarna werk ik aan het sorteren van impact.

Data-inkt ratio

Meester in het eenvoudsabsolutisme is Statisticus Edward Tufte. Hij schreef een standaardwerk over het verbeelden van data (The Visual Display of Quantitative Information). Above all else, show the data, stelt hij. De data moeten het verhaal vertellen, niet de opmaak. De vormgeving van een grafiek of tabel is puur functioneel en moet ervoor zorgen dat je niet om de data heen kunt. Tufte bedacht er een mooie term voor: de data-inkt ratio. Dit is de totale inkt (of pixels) die gebruikt worden voor een grafiek of tabel gedeeld door de inkt die gebruikt wordt voor het weergeven van de data. Is de data-inkt ratio 1, dan wordt elke inktdruppel benut om data weer te geven. Oftewel, de grafiek of tabel bevat geen loze elementen (chartjunk).

Pas je de data-inkt ratio toe op de standaard (default) opmaak van Windowsprogramma’s als Excel en PowerPoint, dan benadert die 0. De grafieken zitten boordevol loze elementen als grijze achtergronden, lijntjes om staven en rasterlijnen. Als je een werkende figuur wilt maken, moet je dus aan het werk. Bedenk van elk element of je het weg kunt laten zonder informatie te verliezen. Sloop de grafiek of tabel net zo lang tot je echt niets meer kunt missen. Geef vervolgens het element dat de aandacht op moet eisen extra kracht. Een afwijkende kleur of een iets dikkere lijn is al genoeg.

Weglaten

Bij grafieken en tabellen moet je slopen, daarbuiten moet je vooral de neiging weerstaan om dingen toe te voegen. Velen zijn niet opgewassen tegen de verleiding om alle tekst bold, italic, onderstreept, of gekleurd te maken. Want dan weet het publiek tenminste wat belangrijk is. Maar wanneer alle elementen op een slide om aandacht schreeuwen, krijgt niets de aandacht. Zo’n slide straalt vooral uit dat de maker zelf ook niet weet wat het punt is. Eén highlight op een verder sobere slide eist onweerstaanbaar de aandacht op.

En dan heb je nog de hele trukendoos aan speciale effecten die met iedere nieuwe versie van PowerPoint uitdijt. 3D effecten, reflecties, flitsende slide-overgangen en sjablonen voeg je met een klik toe. Zeer zelden helpen ze om de boodschap duidelijk te maken. Ze voegen vooral complexiteit toe. Tegelijk is het maken van iets simpels als eenvoudige en consistente kleurblokken met tekst in bijvoorbeeld een conceptueel model heel lastig (mijn truc: ik plaats een tekstvak op een gekleurde rechthoek).

Prezi

Ditzelfde geldt trouwens voor Prezi. De filosofie achter dit programma is dat saaie PowerPoint presentaties interessanter worden door beweging over een groot doek. Mijns inziens klopt het uitgangsprincipe niet. Prezi is de overtreffende trap van de screen bean, decoratie on steroids. Als je bang bent om een saai verhaal te geven, dan moet je het verhaal aanpassen, niet de slides. Daarbij is het maken van een lineaire PowerPoint presentatie al ingewikkeld genoeg. Het inzetten van inzoomen, uitzoomen, draaien en bewegen op een manier die je boodschap ondersteunt is extreem moeilijk. Zoals onderstaand promotiefilmpje stelt, geef je je managers wat om over te praten. Ze zullen het hebben over de vorm en niet over de inhoud.

Al met al komt het erop neer dat de voorgeprogrammeerde opmaak in PowerPoint nooit het beste resultaat oplevert. De default is altijd fout. Eenvoudige slides maken is hard werken. Weet wat je met een slide wilt vertellen. Vertaal je idee naar beeld en martel het programma tot je hebt wat je wilt.

Tip: geef je echt een belangrijke presentatie (bijvoorbeeld bij NWO of ERC), schakel dan een professional in. Meer over de interactie tussen opdrachtgever en ontwerper in een volgend blog.

Foto via Flickr: Roger Karlsson