De kwestie bullet points

Het gebruik van bullet points is hardnekkig. Ik kom ze geregeld tegen in de slides van mijn klanten. Meestal probeer ik de opsommingstekens om te werken tot iets dat de inhoud van het verhaal meer recht doet. In sommige gevallen vind ik bullet points wél toegestaan. Mijn ideeën hierover deelde ik tijdens een workshop op vakconferentie Bessensap.

Wat is er eigenlijk mis met bullet points? Een belangrijk probleem is dat ze de aandacht van je publiek afleiden. Presenteer je met PowerPoint, dan benut je twee kanalen bij je publiek: het visuele en het auditieve kanaal. Groot voordeel is dat je meer bandbreedte benut en je boodschap krachtiger overkomt. Als je het goed doet. Gebruik je beeld dat niet bij je verhaal past of ingewikkeld beeld (zoals veel uitgeschreven tekst), dan wint het beeld altijd. Mensen gaan op zoek naar betekenis en dit gaat ten koste van de aandacht voor jouw verhaal.

Geloofwaardigheid

Een tweede reden om bullet points te vermijden komt uit de retorica. Al sinds de Klassieke Oudheid weten we dat toespraken niet alleen over inhoud (logos) gaan. Jouw persoon (ethos) en de emotionele lading (pathos) van je verhaal zijn veel belangrijker. Van iemand die je niet geloofwaardig acht, neem je niets aan en een verhaal dat je niet raakt, vind je niet snel overtuigend. Je kunt deze begrippen ook toepassen op je slides. Het ontwerp ervan beïnvloedt het beeld dat je publiek over jou vormt. Al dan niet bewust kan het idee ontstaan dat je het ontwerp van je presentatie en daarmee je publiek niet serieus neemt. Ben je niet in staat om je onderzoek kernachtig te verbeelden, dan vertelt dit impliciet dat je niet boven de materie staat en de stof niet beheerst.

Dan is er nog het cognitieve gemak (cognitive ease). Het is een van de automatische denkfouten die we aan onze evolutionaire geschiedenis danken. We houden graag een positief zelfbeeld in stand. Het kost minder energie om te zeggen dat iets niet klopt dan te erkennen dat we het niet begrijpen. Dus hebben we de onbewuste neiging om wat we niet meteen snappen als onwaar en slecht te bestempelen. Wat we kunnen begrijpen zonder hard te hoeven nadenken voelt juist als waar en goed. Zaken die bijdragen aan cognitive ease zijn onder meer aansluiting bij wat we al weten en een helder ontwerp. De moeite die het je publiek kost om je bullet points te decoderen tast zodoende je geloofwaardigheid aan.

Hoe dan?

Ergo: vermijd bullet points waar mogelijk. Maar hoe doe je dat? Wat doe je met informatie die je normaal in bullet points zet? Belangrijkste stap is zoeken naar een andere manier van ordening dan de verticale lijst. Alternatieven zijn:

• Tijdlijn: als je een chronologische volgorde kunt aanwijzen, kun je je informatie horizontaal ordenen. Net als op een x-as zet je wat eerst komt links en wat later komt rechts.
• Vergelijking: wil je twee of drie elementen met elkaar vergelijken, zet ze dan naast elkaar. Dit kan gaan over een pilot en een vervolgstudie, jouw aanpak versus die van je concurrent, of een behandeling en controle. Zet hierbij altijd de oude situatie links en de situatie zoals die wordt (of de gewenste situatie) rechts.
• Ruimtelijk: zoek een analogie die de ordening van de elementen kan weergeven. Een paar voorbeelden:
• Griekse tempel: heb je drie deelprojecten die samenkomen in een groter, synthetiserend project, dan gebruik je de deelprojecten als pilaren en het grote project als een dak.
• Piramide: als er sprake is van een stapeling van begrippen, dan kun je weergeven in een piramide. Zie bijvoorbeeld de piramide van Maslow.
• Trap: vergelijkbaar met de piramide, maar de trap gebruik je als je een aantal stappen in een vaste volgorde doorloopt om op een begerenswaardige plek te komen. Zo kun je de stappen die je doorloopt in de voorbereiding voor een Veni interview als trap weergeven.
• Brug: heb je een interdisciplinair onderzoek dat twee vakgebieden verbindt, dan kun je dat als brug verbeelden.
• Kruk of stoel: rust een begrip op drie of vier elementen, dan kun je dat vertalen naar respectievelijk een kruk of stoel. Zo zou de democratie het zitvlak kunnen zijn en de waarden vrijheid, gelijkheid en solidariteit de poten. Zaag je er een door, dan valt de kruk om.
• Boom: is er sprake van een serie splitsingen, ouder-kind relaties, dan past dat in een boom. Zie een organogram of de evolutionaire boom.
• Geografisch: soms kun je je begrippen kwijt op een landkaart. Dit kan gaan om onderzoekslocaties of de plekken waar je de mensen en instituten uit je netwerk zich bevinden.
• Categorieën: soms kun je begrippen in categorieën van zaken met gedeelde eigenschappen verdelen. Insecten bij insecten, rode auto’s bij rode auto’s, bloedcellen bij bloedcellen.
• Matrix: heb je een behandeling versus een controle en zieke versus gezonde proefpersonen, dan kun je ze in een matrix zetten.
• Kaarten: soms werk ik een lijst even belangrijke onderdelen om naar een horizontale verzameling kaarten. Dit doe ik bijvoorbeeld met workpackages of deelprojecten. Hierbij gebruik ik een plaatje dat de inhoud van het deelproject symboliseert en zet er een kernwoord onder. Eigenlijk zijn dit verkapte bullet points, maar dan een stuk aantrekkelijker.

Wanneer mag het wel?

Nu vraag je je vast af: wat doet een lijst bullet points in een blog dat er juist tegen ageert? Wel, ik ben geen anti bullet points activist. In sommige gevallen zijn bullet points wel een goede manier van ordenen. Bijvoorbeeld in een geschreven tekst waarin je een lijstje beknopte voorbeelden wilt geven. Inspringen en opsommingstekens geven meer overzicht. Maar ook in presentaties kan het in een aantal gevallen. Belangrijk hierbij is dat je publiek niet na hoeft te denken over de betekenis van de woorden. Ze zijn niet mis te verstaan, of bieden een overzicht van wat je elders in je presentatie uitlegt. Ik ken drie varianten:

• Inhoudsopgave: je laat in een lijst zien wat je gaat vertellen. De uitleg volgt later, dus je publiek weet dat het niet begrijpen van de bullets geen punt is. Mensen zijn bovendien gewend aan het lezen en begrijpen van een inhoudsopgave. Je biedt een overzicht dat later als anker kan dienen.
• Samenvatting: je kunt aan het eind van je verhaal nog eens herhalen wat je hebt gezegd in je presentatie. Als het goed is weet je publiek wat de begrippen betekenen. Het is handig om nog even de belangrijkste punten in een geheel te zien.
• Recept: als je de ingrediënten van een appeltaart en hun hoeveelheden wilt communiceren, is een lijst een prima manier. Over de woorden appel, meel en suiker onder het kopje appeltaart hoef je niet na te denken.

In presentaties die grotendeels uit voornamelijk beeldende slides bestaan, krijgen de slides die wel bullet points hebben extra nadruk. Wat anders is valt op. Daarom pas ik ze vaak toe om bijvoorbeeld de onderzoeksvragen of de impact aan te geven.

Als bullet points niet de oplossing zijn en ik ze niet kan omwerken tot iets anders, verdeel ik de informatie over meerdere slides. Kun je namelijk geen onderling verband tussen de onderdelen bedenken, dan belooft dat weinig goeds voor het verhaal dat je erbij vertelt.

Foto via Flickr: Tony Webster