Als je een online sessie wilt laten werken, is het zaak je aan te passen aan de groepsgrootte. Wat in een kleine groep goed werkt, slaat dood als je het in een grote groep probeert. En andersom. In deze post zet ik mijn ideeën over groepsgrootte van online sessies op een rijtje. Van klein naar groot.
In het afgelopen jaar gaf ik online trainingen en workshops voor groepen van één tot honderd deelnemers. Proefondervindelijk ontdekte ik op deze schaal van groepsgrootte een aantal omslagpunten. Bij het beschrijven daarvan ga ik uit van de setting waarin je kennis en vaardigheden overdraagt op anderen. In mijn geval gaat dat bijvoorbeeld over presentatievaardigheden of ideeën over gebruik van sociale media. Maar de lessen gaan net zo goed op voor het uitleggen van R of het toelichten van je laatste publicatie.
1
Een online sessie met één persoon draait om individuele behoeften. Mits de agenda dat toelaat, kun je de tijd nemen voor kennismaking en koetjes en kalfjes uitwisselen. Het ontdekken van raakvlakken (het weer, de lockdown, de kinderen thuis) smeedt een band die het gesprek vergemakkelijkt. Die heb je hard nodig als je online interactie wilt laten werken. Alhoewel de een iets van de ander leert, is de relatie gelijkwaardig. Beide kanten van de lijn dragen verantwoordelijkheid voor het slagen van de sessie.
Ook in een een-op-een sessie is het handig om een structuur voor te bereiden. Na het breken van het ijs, kun je tijd inruimen om behoeften in kaart te brengen en daar je programma op aanpassen. Ik maak daarna meestal mijn idee over het verloop van de sessie expliciet en vraag of de ander daarmee akkoord gaat. Afhankelijk van de behoefte kun je onderdelen overslaan, inkorten of langer maken. Soms besluit je om nog een sessie te plannen.
2 – 5
In een sessie met een kleine groep is interactie het sleutelwoord. Tussen jou en je deelnemers en deelnemers onderling. Op de meeste online platformen zie je iedereen. Dat vergroot het gevoel van verbinding en geeft je een idee van hoe je woorden vallen. Door de kleine groepsgrootte ben je als toehoorder minder anoniem en voel je je mede verantwoordelijk voor het slagen van de sessie. De drempel om als deelnemer een vraag te stellen of je mening te geven is laag. Het werkt prima wanneer mensen zelf hun microfoon openzetten en hun vragen stellen wanneer ze die hebben. Gebruik van tools als de chat en polls is een beetje omslachtig en kan zelfs voor ongemak zorgen.
Hoe kleiner de groep, hoe groter de kans dat je uit de tijd loopt. Je krijgt meer terug uit de groep en daar wil/kun je wat mee. Het is weliswaar handig om een duidelijke structuur voor te bereiden, maar pin je er niet op vast. Bouw ruimte in je programma voor improvisatie en wees bereid delen te schrappen als blijkt dat behoeften anders zijn dan gedacht. Een kleine groep biedt ook de gelegenheid voor een voorstelrondje en een beknopte inventarisatie van de leerdoelen (dit kun je natuurlijk ook vooraf per mail of met een intakegesprek doen).
In mijn online trainingen gebruik ik vaak ‘nulmetingen’. Aan het begin van een blok test ik wat deelnemers weten of vinden van een onderwerp en gebruik dit in mijn uitleg. Dit kan in een kleine groep gewoon mondeling. Ook bouw ik individuele opdrachten in. Deelnemers zetten hun webcam uit en werken bijvoorbeeld aan een kernboodschap. Het geeft ze meteen de gelegenheid om even weg te gaan van hun scherm. Hierna komt iedereen aan het woord in een feedbackronde die zich prima leent voor het behandelen van algemene tips en tricks.
5 – 10
In een sessie met meer dan vijf deelnemers is de dynamiek anders. Persoonlijke interactie wordt lastiger. Op sommige platforms verdwijnt een aantal deelnemers buiten beeld. Zeker als je je slides deelt. Als deelnemer ben je anoniemer en de drempel om het woord te nemen is hoger. Daarbij wordt het al snel chaotisch wanneer iedereen gewoon direct vragen stelt. Het is dan ook handig om aan het begin duidelijk te zijn over de spelregels. Bijvoorbeeld dat je standaard op mute staat en dat je je vragen tijdens de theorieblokken in de chat stelt. Ook dreigt het gevaar dat vooral de assertieve deelnemers het woord voeren. Het kan helpen om op een deelnemerslijst te turven wie aan het woord is geweest zodat iedereen de beurt krijgt.
Met deze groepsgrootte ga je meer op je structuur en slides leunen. Doordat je iets minder terugkrijgt uit de groep en je meer tegelijk moet doen (je stresslevel is iets hoger), ga je sneller door de stof. Tegelijk kan een feedbackrondje snel te veel tijd kosten. Dat breekt je later in het programma op. Leg een draaiboek op papier voor je neer en check dat regelmatig.
Je kunt niet iedereen veel persoonlijke aandacht geven. Je kunt dit wel uitbesteden. Dat doe je bijvoorbeeld door mensen in breakout rooms te laten werken en elkaar (met wat instructies) feedback te laten geven. Nulmetingen doe ik met deze groepsgrootte met een poll. Bijvoorbeeld de word cloud (ik gebruik Menti) kan een goede manier zijn om kennis en opinies uit de groep op te halen. Als daar gelegenheid voor is, kun je ook groepssessies afwisselen met blokken zelfstudie (asynchroon) en een-op-een sessies waarin je ingaat op specifieke vragen.
10 – 25
Laat de wens dat je iedereen individueel spreekt varen. Je bent nu meer een herder die een groep door het programma leidt. Interacties met individuele deelnemers hebben vaak een deductief karakter. Via een gesprekje met een deelnemer kaart je algemene principes aan. Als je je slides deelt, valt een deel van de groep buiten beeld. Deelnemers zijn anoniemer en voelen minder verantwoordelijkheid voor het slagen van de sessie. Sommigen dwalen af, zetten hun webcam uit en gaan iets anders doen. Anderen voelen zich vrij om vanuit de anonimiteit het proces te verstoren en jouw leidende rol te ondergraven. Heldere spelregels, een duidelijke structuur en een draaiboek zijn belangrijk. Manage de verwachtingen. Maak met je opdrachtgever van tevoren duidelijke afspraken over het programma en inhoud van de sessie en communiceer dit naar de deelnemers.
Een afwisseling van werkvormen kan ook deelnemers in een grotere groep blijven betrekken. De chat biedt deelnemers de kans om vragen te stellen. Bouw vaste momenten in waarop je naar de chat kijkt. Vraag vragenstellers om een toelichting op hun inbreng. Dan ben jij niet als enige aan het woord. Tijdens het presenteren ingaan op wat er in de chat gebeurt is niet langer handig. Dat wordt al snel chaotisch en kan voor extra stress zorgen. Overigens, de kans is aanwezig dat zich in de chat een parallel gesprek ontwikkelt. En die gaat niet altijd over de inhoud van de bijeenkomst. Ook in deze groepsgrootte kunnen individuele opdrachten en breakout sessies welkome afwisseling geven en voor individueel contact zorgen. Juist door de groepsgrootte doen polls het goed.
Bij groepen van deze grootte is het handig als je een co-host hebt. Je moet nog meer tegelijk doen en dat kan de stresslevels aardig opdrijven. Je co-host kan bijvoorbeeld de techniek regelen, breakout rooms klaarzetten, polls starten, het draaiboek in de gaten houden en vragen uit de chat doorspelen. Ook kun je de groep opsplitsen in twee breakout sessies waarin je samen meer individuele aandacht kunt geven. Bovendien trek je het groepsgesprek op gang door vragen aan elkaar te stellen.
25+
Dit lijkt op tv. Je publiek is grotendeels buiten beeld. Wat dat betreft maakt het weinig uit of je met 20 of 200 mensen te maken hebt. Deelnemers zijn vooral toeschouwers en kunnen (en velen willen) anoniem in de massa opgaan. Mensen laten reageren op een poll werkt heel goed. Je hebt veel datapunten. Zie je opvallende antwoorden, dan kun je gericht om toelichting vragen. Al is het niet voor iedereen prettig om plots op het podium te verschijnen en iets te zeggen.
Een dichtgetimmerd draaiboek is essentieel. Je draait een show. Gebruik als het platform dat toestaat de webinar mode. Dat geeft je meer controle. Pas wanneer je mensen handmatig live zet, verschijnen ze op het podium. Een werkvorm die voor grote groepen werkt is de paneldiscussie. Vraag drie (ervarings-) deskundigen om op het podium plaats te nemen en laat hen een gesprek aangaan. Aangevuld met vragen uit de chat kan dit een levendige werkvorm zijn.
Het liefst werk je met een of twee collega’s samen. De presentator houdt zich bezig met de presentatie, het interviewen van de panelleden en de interactie met deelnemers die op het podium verschijnen. De regisseur houdt de tijd in de gaten en speelt vragen uit de chat door. De technicus zorgt dat polls klaarstaan, dat breakoutrooms gevuld en gestart worden. Regel een manier om buiten beeld met elkaar te overleggen. Het komt amateuristisch over als je dit en plein public doet. Dit werkt het best als je samen in een fysieke ruimte bent, maar het kan bijvoorbeeld ook via WhatsApp of de moderator chat. Al kun je in de spanning van het moment vergeten deze kanalen te checken.
Hoofdfoto: Crowd at Knebworth House, Sérgio Valle Duarte op Wikimedia Commons